秋も深まる10月後半。リカバリーは東京・六本木で開催された「 G Suite ラクラクまるわかり勉強会」というセミナーにて、G Suite 導入企業として、経営管理部の柴田取締役がパネルディスカッションに参加をしました。

G Suite とは Google™ ならではのシンプルでデザイン性の高いインターフェースで、生産性の向上や組織間のコミュニケーション活性化が期待できる、Google が提供するグループウェ アサービスのこと。

参考:いまさら聞けない G Suite とは メリットや機能を基礎から解説

実は、リカバリーでは Google が採点する G Suite 利活用率が100% とのこと。( Google が販売パートナーに提供する G Suite 利用状況を点数化する機能より) これはリカバリー の管理部門だけでなく、全拠点の訪問看護ステーションもあわせてこの利用率ということです。

ITでより良い訪問看護ステーション運営

ITの導入が進んでいないと言われる訪問看護業界ですがリカバリーは G Suite 活用で効率よい事業運営に努めています。

①一人ひとり訪問スケジュール(シフト表)は Google カレンダー™ で管理・スタッフと共有

何時に誰がどこの利用者様へ訪問に行っているか、緊急訪問の依頼があったときにスタッフに空きはあるか、などカレンダーで分かりやすく閲覧できます。訪問時間の変更、キャンセルによる振替があっても、手書きのスケジュール表を紙で出力し直して配布…といったことはありません。

②業務連絡は Gmail とハングアウトで!仕事とプライベートを分ける

かつてのリカバリーではスタッフ間の報連相をプライベートのSNSアカウントを使ってやり取りしていましたがこれを一切廃止。お休みの日にプライベートのSNSアカウントで業務連絡が飛び交うことのないようにし、社内の連絡は Gmail とGoogle ハングアウト の使用に移行しました。G Suite へのアクセスは社用のノートパソコンかスマートフォンのみに限定し、お休みの日は仕事から離れてもらうような仕組みにしています。さらにこうした対策はセキュリティ向上にも役立っています。

③全国の拠点とつながる

東京本社のほか、静岡、兵庫、高知、福岡、沖縄などに拠点をもつリカバリーでは G Suite のハングアウト™ の Meet 機能を使いWEB会議を実施しています。また、利用者様の急なキャンセル情報などの報連相は Google ハングアウト を使うなどして、リアルタイムな情報共有に努めていま す。

④書類整理の時間を削減

関係機関から届くケアプラン、申し送り等のFAX…訪問看護は紙による書類のやり取りが多い傾向にあります。スタッフと事務で共有したい書類はPDFで取り込み、Google ドライブ™ に保管。Google ドライブ を見れば利用者様別の情報が管理されており、書類を探す時間の削減に役立 てています。

今回は訪問看護ステーション リカバリーの G Suite 活用の一部をお伝えしました。

※ Google、G Suite 、Gmail、Google ハングアウト、Google カレンダー、Google ドライブ、Google LLC の登録商標または商標です。